Los gastos que pueden ser presentados como viáticos son los siguientes:
- Alimentación
- Combustible
- Transporte
- Hospedaje
- Boletos aéreos (previa autorización del cliente).
- Materiales o herramientas de trabajo (necesarios para la ejecución de sus funciones).
- Apoyo con pago de proveedores.
Los gastos antes descritos son rubros que aplican para ser reconocidos como viáticos, pero están sujetos a lo autorizado o asignado a cada colaborador.
Solicitud de anticipo de viáticos
- El colaborador deberá presentar el formato de la solicitud debidamente autorizada por su jefe inmediato. Deberá realizar la solicitud con al menos 2 días hábiles de anticipación.
- ARCH realizara el desembolso por medio de transferencia a cuenta bancaria. Los días de depósito de anticipo de viáticos para viajes o cualquier otra emergencia serán martes y jueves y son aplicados al final del día.
- Los anticipos brindados para viajes o giras deberán liquidarse máximo 5 días hábiles después del uso de los fondos o a más tardar en el mes en que se desembolsó el dinero. (No debe exceder más de 30 días). Los anticipos no liquidados en el tiempo estipulado se procederán a descontar vía nómina.
- No se procesará nuevas solicitudes de fondos a colaboradores que tengan pendiente presentar liquidaciones de anticipos brindados anteriormente. No es permitida la liquidación parcial.
- Los fondos no utilizados deberán depositarse a la cuenta de banco de ARCH LATAM.
- Deberá incluirse en la liquidación de gastos el comprobante del depósito.
Reembolsos y liquidación de gastos
- Los gastos deberán ser liquidados a ARCH LATAM por medio del formato en excel estipulado para liquidación de gastos. El cual deberá ser enviado por medio de correo electrónico al ejecutivo asignado adjuntando la aprobación del jefe inmediato.
- El formato en excel deberá detallarse por factura y deberá completarse en su totalidad (sin dejar campos vacíos). Se deben detallar los montos en el tipo de moneda que se realizó el gasto y realizar la conversión a la moneda local. (Este reporte deberá adjuntarse impreso con la liquidación física de las facturas originales).
- Todos los comprobantes deberán entregarse de forma digital para el trámite de pago, y deberán entregarse de forma física en el mes correspondiente en las oficinas ARCH LATAM.
Comprobantes de gastos
- Los comprobantes de gasto deberán contar con el detalle del consumo y no deben presentar ningún tipo de alteración.
- Los comprobantes deberán estar vigentes y en el formato autorizado por el ente fiscalizador de cada país. Las facturas deben ser solicitadas a nombre de cada razón social correspondiente según país que aplique (ver artículo que corresponda).
- No se aceptarán liquidaciones que contengan facturas que excedan más de un mes de antigüedad.
- Para viajes al exterior deberá presentar en su liquidación un documento de soporte del viaje (boleto, pasaporte sellado, etc.). Las facturas o recibos deberá solicitarlos a nombre de HR Solutions S. de RL o según corresponda al país de origen.
- ARCH recibirá las solicitudes de reintegros y liquidación de viáticos debidamente autorizados según calendario previamente establecido.
Importante tomar en cuenta:
ARCH LATAM rechazará los reportes de liquidación de gastos que no cumplan con lo estipulado cuando:
- Las facturas no estén a nombre de HR Solutions S. de RL o las excepciones no estén previamente autorizadas.
- La suma de los comprobantes no cuadre con el reporte presentado y autorizado.
- No se adjunten todos los comprobantes detallados en el formato de excel para liquidación.
Te recomendamos el siguiente artículo Haz Clic Aqui para confirmar el nombre de la razón social de ARCH LATAM que aplica para gestionar tus comprobantes.